Notulen ALV2016

Notulen Algemene Ledenvergadering 27 juni 2016

• Opening door de voorzitter om 19.30

Aanwezig zijn ca. 42 leden; 4 leden hebben zich afgemeld

• Alle leden worden welkom geheten door Joanita de Pagter, bestuurslid. Vanwege het feit dat we geen voorzitter hebben zal de vergadering door haar worden geleid. Joanita bedankt de aanwezigen en houd een kort welkomstpraatje waarin het afgelopen jaar kort wordt besproken.
• Mededelingen
• Onze oude shirts zijn niet meer leverbaar. Er is een nieuwe kledinglijn uitgezocht welke tijdens de vergadering werd gepresenteerd (herenshirt, damesshirt, sporttas en trainingspak) Bij de trainingspakken zijn de broeken naar keuze te bestellen. Niet alle shirts kunnen tegelijk worden geintroduceerd omdat er nog sponsorcontracten lopen.
  De kledinglijn is van Erima en zal door de Bie Sport worden geleverd. Hier ontvangen alle leden op vernoeming van KV Seolto 10% korting op alle artikelen en 25% korting op de gehele Erima collectie. Daarnaast zullen alle verenigingsscheidsrechters van KV Seolto een Erima scheidsrechtershirt shirt (zwart) ontvangen welke de komende jaren in delen zal worden gesponserd door Sport de Bie.
• Onze nieuwe bestuursleden hebben een cursus besturen met een visie gevolgd welke werd ondersteund door de KNKV en een 4tal sessies in beslag neemt. Hierin worden ook mogelijke actieplannen voor nu en de toekomst van KV Seolto besproken.
  • Speerpunten in dit beleid zijn onze vrijwilligers. We willen de ouders meer betrekken bij het vrijwilligersbeleid. De klussenlijst en donorkaart zullen een speerpunt in ons beleid worden om meer nieuwe vrijwilligers aan te brengen. Hiervoor hebben we ons dit donorkaartje ontworpen. Deze zullen op de bar liggen en aan ons klussenbord worden opgehangen.
    Vrijwilligers zien op tegen langdurige verplichtingen maar wat wij vragen zijn helpers die een uurtje, een avond of een activiteit mee willen draaien.
    Een ieder die een uurtje van zijn tijd wil en kan besteden kan dit kenbaar maken middels dit kaartje. Als iedereen 1 vrijwilliger aandraagt die een “klusje wil doen” hebben we tientallen vrijwiligers meer die het werk van alle commissieleden kunnen verlichten. Het is belangrijk dat iedereen bijdraagt aan het werven en inzetten van vrijwilligers en wij de drempel kunnen verlagen om eens een handje te helpen.
  • Aan het begin van het seizoen proberen we een Kickoff day te plannen waarbij ouders en nieuwe leden uitleg krijgen en ook het reilen en zeilen binnen het vrijwilligerskader nog eens zal worden uitgebreid.
  • Vóór iedere volgende bestuursvergadering zal er 30 minuten tijd worden gemaakt om vooraf met één commissie te vergaderen. Hierin kan de betreffende commissie aangeven of en welke begeleiding hij wil en wij kunnen vragen stellen. Dit in het belang om de lijnen kort te houden en elkaar te ondersteunen.
  • Ons hoofdveld is aangepast door Traas en Ovaa. We hebben verschillende opties bekeken en deze was de enige waarbij de garantie op ons huidige veld bleef en waarbij het ons de btw scheelde. Er is gekozen om alleen het hoofdveld nieuw te belijnen omdat de selectie dan ook op de kleinere afmetingen kan spelen, veld 2 is al geschikt voor breedtekorfbalteams op klein veld. Dit heeft echter het nadeel dat er geen cirkel ligt.
    Atze is het met deze gedachtengang niet eens en vind het gemis van de cirkel erg belangrijk.
    Het bestuur zal in het nieuwe seizoen de draagkracht voor belijning van veld 2 nog eens onderzoeken.
  • De website is helaas (te) lang uit de lucht geweest. Na een valse start is tussentijds de stekker uit de 1^e nieuwe website getrokken en is er een herstart gemaakt met een nieuwe site bouwer. Deze ging gelukkig voortvarend te werk hetgeen resulteerde in een frisse nieuwe site. Tijdens de vergadering is de site op powerpoint gepresenteerd en de site is vanaf 28-6-2016 in de lucht. Enkele genoemde punten tijdens de presentatie:
    • Houd de site levend en lever regelmatig leuke stukjes aan (ook voor Facebook)
    • Er zullen 2 weekbrieven onder het kopje NIEUWS te vinden zijn (met mogelijkeid tot downloaden). Weekbrieven zullen vanaf het nieuwe seizoen niet meer worden gemaild.

• Er zijn voor de commissies emailadressen aangemaakt welke zijn terug te vinden op de nieuwe website. Deze zijn handig in het gebruik doordat alle commissieleden bij dezelfde mail kunnen maar ook bij het wisselen van commissieleden vindt er geen verlies van informatie plaats. (Jan H. vraagt of er ook een voor het oud papier wordt gedaan à Maar we zullen eerst zorgen dat de Oudpapiercommissie deze mail kan uitlezen)
• Ook de agenda is weer terug te vinden op de nieuwe site. We zullen proberen om altijd een link te plaatsen naar een emailadres voor een activitiet. Zo wordt aanmelden steeds makkelijker.
• Bestuursleden en commissieleden zullen alleen worden genoemd met een emailadres zodat privacy blijft gewaarborgt.
• De website linkt momenteel met de website van KV Antilopen, hier kunnen de uitslagen en standen worden bekeken. Met de start van het nieuwe seizoen zal ook het programma gelinkt worden. Altijd up-to-date dus. De weekbrief zullen we aan houden in verband met de informatie rondom scheidsrechters en vertrektijden.
• Vanaf de HOME page kun je naar beneden scrollen om vervolgens uit te komen bij
  KV SEOLTO>NIEUWS< AGENDA< FACEBOOK< SPONSOREN< DOCUMENTEN
• Nog verder naar benden scrollend kom je bij afgeschermede foto’s welke achter een inlocode zit om privacy enigszins te waarborgen. Deze code zal binnenkort per mail worden toegezonden.
• Ook onze bekende formulieren zijn terug te vinden op de website. We zullen proberen om van de aanwezige formulieren in de toekomst automatische invulformulieren te maken.
• Achter de schermen wordt er nog steeds hard gewerkt aan het invullen van de site. Deze is momenteel half gevuld met informatie van het vorige seizoen en al half met info van het nieuwe seizoen. We doen ons best de site met de start van het nieuwe seizoen compleet te hebben.
• Er is hard aan gewerkt en we zijn er trots op. Hopelijk jullie ook. Laat dan een bericht achter op Facebook of een reactie bij het nieuws item van de website.

• Het schem in de kantine zal enkel gebruikt gaan worden voor reklameuitingen. Dit in verband het belang van deze inkomstenbron voor de vereniging.
  • Kees H. geeft aan dat het een idee is om deze reclame uitingen op te vrolijken met bijvoorbeeld fotos zodat het intreressant blijft. Dit is inderdaad de opzet. Eerst zullen we de reklame 100% op orde maken waarna het geheel interressant zal worden aangekleed. Het zit echt nog in de opstartfase.
• Ingekomen stukken – Geen

• Notulen vorige algemene ledenvergadering d.d 19-06-2015 – vastgesteld

• Vaststellen van de jaarverslagen (opmerkingen?)

Bestuur – De selectie werd ook getraind door Anja Ovaa. Dit is niet in het verslag vermeld.
Technische commissie – geen opmerkingen
Technische jeugd commissie – geen opmerkingen
Activiteitencommissie — geen opmerkingen
Jeugdactiviteitencommissie — geen opmerkingen
Sponsorcommissie — geen opmerkingen
Beheerscommissie — niet onvangen
Materiaalcommissie — niet ontvangen
Oud-papiercommissie — geen opmerkingen
Rommelmarktcommissie — geen opmerkingen
Schoolkorfbalcommissie —- geen opmerkingen
Scheidsrechterscommissie — geen opmerkingen
Toernooicommissie – dit verslag verwachten we niet omdat er dit jaar geen toernooi heeft               plaatsgevonden in verband met het samenvallen van hemelvaart en 5 mei

• Verslag van de penningmeester.
  Bram onderbouwt een en ander kort en puntsgewijs (zie opmerkingen hieronder)
  Verslag van de kascontrole commissie.
  Bram onderbouwt een en ander kort en puntsgewijs (zie opmerkingen hieronder)

Voorlopige begroting verenigingsjaar 2016-2017.
Bram onderbouwt een en ander kort en puntsgewijs (zie opmerkingen hieronder)

Vast stellen van de contributies voor het seizoen 2016 – 2017.

Opmerkingen:

Uitgaven:

Punt 5: huur gymzaal, meer ingehuurd voor de jeugd (o.a. gymzaal Scheldemond)

Punt 8: 2e trainer, aanschaf 2 trainers jassen

Punt 11: rente clubgebouw, minder door extra aflossing van € 10.000,00 en rente verlaging

Punt 26 en 27: reiskosten veld en zaal, minder gedeclareerd (lagere benzineprijs!)

Punt 30: kosten scheidsrechters, aanschaf van nieuwe shirts voor de scheidsrechters reeds verwerkt in de kosten seizoen 2015/2016

Punt 38: kosten sponsoring, aanschaf borden voor nieuwe sponsoren.

Punt 45: website, kosten voor nieuwe (vervangen) oude website

Inkomsten:

Punt 4: contributie pupillen, gestegen door toename van het aantal nieuwe leden

Punt 13: opbrengst sponsoring, door verlengen aflopende contracten en nieuwe bord- en shirtssponsoren (m.n. door Bert)

Punt 16: club van honderd, voor dit seizoen nog niets ontvangen. Wordt niet meer in de begroting opgenomen, maar direct uitgegeven aan een gekozen doel

Punt 17: opbrengst kantine, lager door o.a. minder activiteiten en gestegen inkoopprijzen

Punt 20: oud papier, meer door gestegen oud papier prijs t.o.v. vorig seizoen

Punt 21: te dekken uit reserve, voorlopig verlies is omgezet in een voorlopige winst van +/- € 4.000,00

Balans:

De post transfers shirts wordt afgeboekt op de post voorraad Seolto shirts. Transfers zijn niet meer te gebruiken

Contributies zijn t.o.v. vorig seizoen gelijk gebleven, ondanks een voorlopig tekort van € 2.800,00 (mede door de winst van € 4.000,00). De afgelopen jaren is gebleken dat een tekort in de loop van het jaar wordt ingelopen door o.a. aanwas van nieuwe leden. Hierdoor is het mogelijk de contributies gelijk te houden.

De kosten voor het veld zijn nog niet opgenomen omdat er nog geen factuur is ontvangen. De post zal als afschrijving voor de komende 10 jaar worden opgenomen.

Atze geeft aan dat als de kosten over tien jaar worden verdeeld het best mogelijk is om dit voor het tweede veld ook te doen. Zoals eerder benoemt zullen we hiervan de draagkracht onderzoeken.

PAUZE

Introductie studententarief:

Studenten die buiten Zeeland studeren en bij een andere vereniging trainen en hiervoor contributie moeten betalen, krijgen bij Seolto een korting van max. € 40,00 op de jaarlijks te betalen contributie (dit op vertoon van betalingsbewijs).

Marco vd M vraagt zich af of dit studententarief niet voor alle studenten te handhaven is?

We zullen de HZ benaderen om studenten van andere verenigingen aan te trekken.

• Bestuursverkiezing:

Aftredend en herkiesbaar:         Bram Brasser

Marjolein Rovers – de Vries

Er gaat een nieuwe termijn in voor 2 jaar voor beiden.

Aftredend en niet herkiesbaar:   Wout van Dueren den Hollander

Wout is niet aanwezig. Jan H. Vraagt of er wel iets wordt gedaan?

Het antwoord hierop is dat er morgen bloemen afgegeven zullen worden bij Wout.

Niet aftredend:                           Ellen Stroo

Joanita de Pagter (reisperiode wordt intern opgelost en commissies zullen op de hoogte worden gesteld)

Tom Harthoorn

Rosanne Westveer

• Verkiezing commissies.
• Technische commissie (1 vacature)
  Niemand stopt maar 1 vacature is gewenst voor werk dat er nog ligt.
• Technische jeugd commissie (4 vacatures)
  Judith de Kok stopt waardoor er 1 vacature vrij komt.
  Ronald vd Meule zal de TCJ gaan ondersteunen
  Er is nog een trainerstekort voor de B2, C1 en D3.
• Activiteitencommissie (3 vacatures)
  Martin, Wouter en Tom hebben aangegeven vanaf komend jaar te gaan stoppen met deze commissie. Er staan momenteel drie tot vier vacatures open.
  (Martin en Wouter niet aanwezig ; bloemen worden afgegeven)
• Jeugdactiviteitencommissie
  Jasmijn Felius verlaat de commissie (niet aanwezig; bloemen worden afgegeven)
  Christine van der Meule en Esther (moeder van Collin Serrier D’s) komen erbij.
• Sponsorcommissie – geen wijzigingen in de commissie
  Sander Boerma zal de sponsorcommissie ondersteunen steunen door de sponsors op de website up-to-date te houden (klussenlijst)
• Beheerscommissie (1 vacature?)
  Atze heeft aangegeven aan het einde van het kalenderjaar te willen stoppen.
  Gelukkig hebben Wouter en Ralf zich inmiddels bereid gevonden deze functie te willen overnemen. Wellicht dat hier aan het begin van het seizoen nog een vrijwilliger aan zal worden toegevoegd.
• Materiaalcommissie – geen wijzigingen – hulp blijft altijd welkom
• Oud-papiercommissie – geen wijzigingen – hulp blijft altijd welkom
• Rommelmarktcommissie – geen wijzigingen – hulp blijft altijd welkom
• Schoolkorfbalcommissie – Geesje de Bree stopt (niet aanwezig; bloemen worden afgegeven)
• Scheidsrechterscommissie – Judith de Kok stopt (niet aanwezig; bloemen worden afgegeven)
• Rommelmarktcommissie (compleet) niemand stopt
• Grote clubactie (compleet) niemand stopt
• Toernooicommissie (compleet) niemand stopt
• Schoolkorfbalcommissie (1 vacature)
• Social Media – Ellen Mol zal (gedeeltelijk) de website up to date houden.
• Scheidsrechterscommissie – wij zijn nog op zoek naar scheidsrechters

• Beleidsplan

De beleidsplannen van TC, TCJ en Bestuur zijn ingestuurd.
Ronald vd Meule geeft aan dat er met het beleidsplan nogal een zware taak neergelegd wordt bij de TCJ.

Hier zal lopende dit jaar eens goed naar gekeken worden. Zo zal er ook een trainerscoördinator worden gezocht.

• Vaststelling bestuur

Er was een vacature voor voorzitter Marco heeft zich kandidaat gesteld. Het bestuur heeft verder geen kandidatuurstellingen ontvangen; niemand heeft bezwaar en bij deze is Marco verkozen tot Voorzitter.

Jan H. Legt het verzoek neer de oud-papier hesjes te scheiden tussen jeugd en oud papier.

Dit zal een de materiaalcommissie worden verzocht waarbij het handig is direct de maten te inventariseren. Let op er liggen ook hesjes in de kantine

Jan geeft ook aan dat het slecht gaat met Piet Hoogland. Het bestuur geeft aan hier aandacht aan te hebben geschonken.

Gerry Mol geeft aan dat Seolto over 4 jaar 50 jaar bestaat en dat het misschien goed is om hier alvast een potje voor de maken.

Kees Harthoorn vindt het op zijn plaats om de Tonnie Blaakman een exttra pluim te geven

voor het ingezette werk. Tonnie heeft het dit jaar niet makkelijk gehad in zijn functie.

Piet-Jan geeft Joanita een compliment voor haar manier van leiden van de vergadering.

Ronald Caljouw

Er zijn teveel wedstrijden op papier gepeeld en Tonnie geeft aan hoe dit is ontstaan. Dit “probleem”dient misschien regionaal aangepakt te worden. Joanita geeft aan dit een bij het ZKP aan te kaarten.

Cora Dourleijn vraagt zich af of het mogelijk is om in de kantine een pin apparaat neer te zetten.

Dit is al eens onderzocht en lijkt voorlopig te duur – ca. 50 tot 75 euro per maand

De hoge kosten zijn erg jammer want er zijn veel voordelen verbonden aan een pinapparaat.

12) Sluiting.